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Gérer un projet c’est avant tout gérer l’imprévu

Dernièrement j’ai eu la chance d’assister à une conférence (de Christophe Roux-Dufort) très intéressante sur la gestion de crise. M. Roux-Dufort défini une crise comme un évènement qui nous fait sortir de notre zone de confort. Une crise arrive quand on ne sait plus gérer cet événement là. Et bien la gestion de projet sert justement à éviter les crises. Les imprévu dans un projet sont inévitables. Tout ne va pas toujours comme planifié. On ne peut pas prévoir les imprévus me direz vous ! Effectivement, on ne peut pas, par contre on peut mettre en place un certain nombre de “filets de secours” qui vont nous empêcher de nous trouver en dehors de notre zone de confort. Il faut prévoir comment réagir à l’imprévu. Et pour cela, avoir un plan c’est déjà la moitié du chemin. Si vous aimez cet article, n’hésitez pas à le partager dans votre réseau ! Vous pouvez nous suivre sur Linkedin, sur Twitter, sur notre blogue, et vous pouvez en apprendre plus sur nos services à ariolix.com

By Cyril Arnaud, ago

Les règles à mettre en place pour le télétravail

Travailler depuis n’importe quel endroit semble être très à la mode et de plus en plus en demande. Mais le télétravail n’est pas synonyme de liberté ! Du moins pas si on veut que le télétravail soit une réussite. Je recommande souvent à nos clients d’intégrer des moyens pour favoriser le télétravail de leurs employés. Permettre de la flexibilité sur la façon, le temps et le lieu que les employés font leur travail me semble un élément majeur pour accroître la performance. Pour s’assurer que le télétravail soit une réussite il faut tout d’abord créer un cadre, des règles et des procédures. Le cadre : Le télétravail est souvent vu comme un privilège, il est donc primordial de définir le cadre dans lequel le télétravail est accessible. Chacun doit comprendre qui a accès au télétravailet dans quelles conditions . D’autres part, même si c’est très souvent le cas, il est faux de croire que toutes les fonctions peuvent être réalisées à l’extérieur du bureau. Les trois questions à répondre sont donc : Qui ? Pour quoi faire ? Quelles sont les conditions ? Si le cadre n’est pas bien défini cela peut mener à des abus, des mécontentements, et des tensions au sein de l’équipe. Les règles : Les employés qui travaillent à l’extérieur ont accès à des informations confidentielles pour la compagnie. Il faut s’assurer que ces informations sont sécurisées et que l’employé en question comprend les risques et prend les précautions nécessaires pour s’assurer que l’information reste confidentielle. Cela implique un certain nombre de règles à respecter pour accéder aux information, et aussi sur quelles machines l’accès est acceptable Par exemple un employé utilisant son ordinateur personnel doit avoir une protection antivirus, un parefeu, et une connexion chiffré pour les accès depuis un lieu public (train, café, hôtel…) Les procédures : Il faut décrire comment accéder aux ressources. Je suis toujours surpris de voir à quel point il faut tenir les employés par la main. Alors pour éviter de la confusion, des pertes de temps, et des erreurs, il est préférable de tout décrire point par point. Les procédures permettent aussi de bien définir quelles sont les responsabilités de chacun. Enfin les procédures doivent bien expliquer que faire en cas de problème (vol du PC, des identifiants, de documents …) Avec ces éléments le télétravail devient vraiment un investissement performant pour votre entreprise ! Si vous aimez cet article, n’hésitez pas à le partager dans votre réseau ! Vous pouvez nous suivre sur Linkedin, sur Twitter, sur notre blogue, et vous pouvez en apprendre plus sur nos services à ariolix.com

By Cyril Arnaud, ago

How to efficiently use QR Codes ?

What is a QR code and how to use one ? It’s not as easy as it seems to answer this one. To put it simply a QR code is a thingy that you can scan with your camera phone and read the encoded information such as launch a webpage, read a vCard … Marketing companies are using these QR codes to print them on different supports (a banner, a cup, a magazine…) and when you scan them the link stored inside redirects you to the intended website. So let’s say that you want to promote your new fancy product, and you prepare a marketing campaign to bring customers to your website to buy the products (http://example.com/products). You buy adds in magazines, you print posters, T-shirts, coffee mugs and so on. On each print out you add the QR code linking to http://example.com/products When the campaign will end you’ll need to know if you’ll buy more of these adds, and which ones ? You obviously want to buy the ones that generated traffic to your site. But if you can know a lot of information about the readers of your page you have no information whatsoever about the marketing campaign. Was the T-shirts such a good idea ? Should I buy more posters or more coffee mugs ? That’s where Google Analytics URL Builder comes into play. (Update thanks to Patreek Agarwal, this tool is deprecated and replaced by the Campaign URL Builder) With this simple tool you can add tags to your links that are readable by Google analytics. You create one link per campaign medium and you follow the results through Google Analytics marketing reports. For instance for the mugs we will use this URL : http://example.com/products?utm_source=example&utm_medium=mug&utm_campaign=products. As you can see the QR code is quite complex and difficult to read (at least it will be difficult to scan). It is strongly suggested to use a URL shortener before generating the QR code. In our example the URL can be shortened as http://goo.gl/LtNXu and the QR code is then clearer and simpler. Not need to say why the QR code can then be easily scanned (nothing more embarrassing than someone trying to scan your QR code … and the scan fails just in front of you and a bunch of curious people. Trust me on that … seriously) Now you can use these customized URL addresses as different campaigns in Google Analytics. I will certainly write a second post to cover just this aspect.

By Cyril Arnaud, ago

Comment utiliser les codes QR ?

Qu’est ce qu’un code QR et comment l’utiliser ? La réponse à cette question est plus complexe qu’il n’y paraît. En quelques mots un code QR est un code graphique que l’on peut scanner avec un téléphone intelligent, le téléphone pourra alors lire l’information stockée (lancer une page web, lire un fichier vCard …) Les compagnies marketing utilisent ces codes QR pour rediriger le lecteur depuis un support standard (une bannière, un poster, un magazine, une tasse à café …) vers le site web du produit ou service concerné. Prenons pour exemple le nouveau produit X, crée par la compagnie Example Inc. Vous préparez une campagne marketing pour amener les clients potentiels vers le site web de vente du produit X (http://example.com/products). Vous achetez des espaces publicitaires dans les magazines, vous imprimez des affiches, des T-shirts, des tasses à café et ainsi de suite. Sur chacun des supports vous faites imprimer le QR code avec l’adresse http://example.com/products Lorsque la campagne arrive à sa fin (ou avant) vous allez avoir besoin de savoir quel support vous à amené le plus de clients. Faut-il racheter des tasses à café et laisser tomber les T-shirts ou l’inverse ? Vous voulez être sur d’investir dans le support qui vous amène le plus de trafic. On peut tirer beaucoup d’informations très utile sur la fréquentation d’une page web en utilisant Google Analytics, mais ce n’est pas suffisant pour savoir quel est le medium le plus efficace pour attirer des clients vers votre page. C’est là que le Campaign URL Builder entre en jeu. (Merci à Prateek Agarwal pour la mise à jour, ce nouvel outil remplace https://support.google.com/analytics/answer/1033867) Avec cet outil très simple d’utilisation, on peut créer une URL par medium. C’est à dire que l’on va inclure dans l’URL de notre lien des information lisibles par Google Analytics afin de pouvoir différencier dans nos rapports Google Analytics les visiteurs qui ont scanné le code QR sur une tasse à café et ceux qui ont scanné le code dans un magazine. Par exemple pour les tasses à café on va obtenir une adresse URL comme celle ci : http://example.com/products?utm_source=example&utm_medium=mug&utm_campaign=products. Comme on peut le voir dans cet exemple le QR généré est assez complexe et difficile à lire (ou à scanner si vous préférez). Il est fortement recommandé d’utiliser un raccourciceur d’URL avant de générer le code QR. Dans notre exemple l’URL peut être raccourcie en http://goo.gl/LtNXu et le code QR devient beaucoup plus simple et facile à “lire”. Inutile d’ajouter qu’il est préférable d’avoir un QR facile à scanner (il n’y a rien de plus embarassant que de voir une personne échouer lors du scan de votre code QR … et cela en public … croyez moi) Maintenant vous pouvez utiliser des adresses différentes pour chaque campagne et analyser els résultats dans Google Analytics. La partie sur la gestion des rapports Google Analytics fera certainement l’objet d’un autre post. Si vous aimez cet article, n’hésitez pas à le partager dans votre réseau ! Vous pouvez nous suivre sur Linkedin, sur Twitter, sur notre blogue, et vous pouvez en apprendre plus sur nos services à ariolix.com

By Cyril Arnaud, ago

It’s always about trying something new

Trying something new is for some people a terrible thing to do, and it’s even more frequent when we talk about organizations. I am a strong believer in open source, for me the open source software give your organization the flexibility required to evolve with the market. When I think open source, I think Drupal, WordPress, but mainly LibreOffice and Linux. To adopt these tools you need a lot of open-mindedness, courage, and vision, because a lot of concerns are expressed when we talk about open source. Based on my short experience, it seems that these concerns are more based on beliefs than on anything else : Support I personally find that’s easier to obtain support from an open source project that from a closed source one. The problem is : you need to experience it to believe it ! Security There is a misconception about open source and security. It’s not because your source is open that you are more vulnerable. It simply means that a lot more developers are able to work on a security issue. Compatibility It is true that LibreOffice is not 100% compatible with Microsoft Office. It’s close, but it’s not 100%. Does this mean that we can’t exchange .doc files with people using Microsoft Office. Of course not, it means that we need to take some precautions before sharing a document but when you think about it. And in the end, either you need to collaborate on a document and you need a collaborative tool like Google Docs, or you just need to send the final version of a document, in which case you are better of sending a PDF. The same goes for presentations. Total cost of ownership It is very difficult to find reliable sources to explain why changing your work habits and tools can lower the TCO. I guess that I will write another post in the future to talk about this subject. In a nutshell, I believe that the flexibility gain you obtain using open source are such that your TCO will be lower on the long term. In order to understand if you can/should use open source solutions in your company, you need to assess if you are ready to try something different. There are tons of solutions for people who accept to act different. For those who don’t, then there is only deception. That’s why I say it’s always about trying something new.

By Cyril Arnaud, ago

The problem with incentives

Human resources are usually facing two challenges : increasing the productivity and keeping their good employees. These two problems are in my mind related to each other. You need to hire the good employees, keep them motivated and productive. Different companies, different industries have different ways to try to achieve just that. It’s increasingly difficult to keep your employees and team members motivated, so a solution that seems quite simple to implement is to create an incentive program, giving sums of money to employees according to objectives. This solution is so simple that we should be careful and check the real efficiency of such method. In fact, several example [1] show that this method is prone to deviation, cheating and other false report. The incentive doesn’t improve the productivity but increase the chances for a person to cheat [2]. For instance, if you give software developers a bonus per bug corrected, you may end up with developers putting the bugs in the source code in the first place. So what is the correct method, the one that improves productivity, and keep the employees motivated ? I don’t think it’s money, I think it’s more personal than that. To truly motivate someone you need to listen to the real interest of this person. In fact you don’t motivate people by giving them money but by listening to them. References : [1] http://bobsutton.typepad.com/my_weblog/2011/07/new-york-city-halts-teacher-bonus-program-another-blow-to-evidence-resistant-ideology-.html [2] http://bobsutton.typepad.com/my_weblog/2010/06/winner-take-all-incentives-and-cheating.html

By Cyril Arnaud, ago

The first rule of managing your emails

Information overload is quite common nowadays. We receive so much information by so many channels that we can feel overwhelmed.It’s especially true with emails.I saw managers with more than 1000 emails unread in their inbox. Seriously, how can you recover from that … There are countless of methods to manage your inbox, I need to find the time to write a complete post about that, but the Inbox Zero is a really good start. But what is really really important is this :Write shorter emails to obtain shorter and to the point answersIf you write your email in less than five sentences you are more likely to be read, and to be answered quickly (without the usual back and forth you usually need to have the answer you were looking for). That’s really simple no ? See here for a nice way to implement this first rule : http://five.sentenc.es/

By Cyril Arnaud, ago