Il peut y avoir de nombreuses raisons à avoir une équipe distribuée sur plusieurs lieux géographiques, ou d’avoir des membres de votre équipe qui travaillent de chez eux.

Nous travaillons depuis les débuts d’Ariolix avec de nombreux collaborateurs qui viennent de plusieurs pays, et dont la plupart travaillent de chez eux.

On a eu des succès et des … moins bonnes expériences. Voilà les leçons que nous en avons tirées.

Maîtriser le communications asynchrones

Les communications asynchrones rassemblent toutes les communications qui ne nécessitent pas de réponses immédiates. Historiquement les communications asynchrones ont toujours amené plus de profondeur, de réflexion et de qualité dans l’échange d’information.

Si on compare les échanges épistolaires d’antan à une conversation téléphonique, on comprend aisément que l’écriture d’une lettre laisse le temps à la réflexion.

Par exemple, nous utilisons beaucoup Asana pour échanger des commentaires sur des tâches plutôt que d’essayer de communiquer par chat ou directement par visioconférence ou téléphone.

Pour permettre une bonne communication asynchrone il faut s’assurer que les communications soient bien distribuées (par tâches, par projet, par équipe). C’est là que les outils sont vraiment importants et la plupart des logiciels de gestion de projet comme Asana ou Basecamp, permettent d’assurer une bonne communication asynchrone.

Les outils sont essentiels

Il est primordial d’avoir de bons outils pour communiquer et pour s’assurer que tous les membres de l’équipe aient accès à la bonne information. Nous utilisons G Suite et Asana pour remplir cette fonction. Principalement G Suite pour le partage et la collaboration sur des documents et Asana pour pratiquement tout le reste. Google Chat est utilisé pour les communications informelles.

Ces outils sont essentiels mais ils sont loin d’être suffisants. Ils permettent surtout de rendre les communications asynchrones et de gagner en efficacité lorsque l’on ne travaille pas tous ensemble.

Savoir collaborer en temps réel

Pour beaucoup de nos activités, il est important de travailler à plusieurs sur une même tâche. Que ce soit pour écrire un plan d’affaires, réaliser une présentation de projet, préparer une formation, il est souvent essentiel pour tenir les délais et les budget de collaborer en même temps sur les mêmes documents.

L’ensemble de nos opérations est en ligne (G Suite, Kashoo, Toggl, …) et cela a beaucoup d’avantages sur nos opérations, d’un point de vue de sécurité de l’information et de continuité des opérations.

La collaboration en temps réel est importante, en particulier pour tenir les délais, et permet de focaliser les efforts.

Savoir communiquer en direct lorsque c’est utile

La communication asynchrone peut amener des distorsions dans l’équipe. Il est important de maintenir un lien de communication en direct (chat ou video) pour s’assurer que les efforts sont mis au bons endroits, et que les membres de l’équipe apprécient travailler ensemble.

Bien qu’asynchrone, Basecamp propose une très bonne fonctionnalité pour cela : les check-ins.

Le chat est aussi est une bonne solution aussi, plus direct, souvent synchrone. On peut obtenir des résultats similaires aux check-ins avec Google Chat et un robot tel que Daily Bot.

Juste échanger sur le chat régulièrement, ne serait que pour partager ses états d’âme est un bon moyen pour garder tout le monde sur le même beat !


Cyril Arnaud

With an engineering degree and a MSc in thermal engineering, I worked for more than ten years in the aerospace industry, as an engineer, a project manager and now a consultant.

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